Ofac⁺ Assurances

Nous savons que le respect de la confidentialité des données à caractère personnel est essentiel pour conserver votre confiance, et nous avons donc mis en place des procédures destinées à protéger vos données contre toute tentative d’utilisation ou de divulgation non autorisée. Nous disposons d’un responsable de la protection des données afin de veiller à la sécurité des données.

• Ofac+
• 486 Chaussée de Marche
• B-5101 Erpent
• privacy@ofac.be

Nous vous offrons des solutions de prévention et de protection constamment réactualisées grâce à une analyse approfondie des risques auxquels vous êtes confronté. Pour ce faire, nous recueillons vos données à caractère personnel et les utilisons dans le respect de la loi.

Nous avons établi des procédures et des dispositions contractuelles pour exiger de tous nos collaborateurs, représentants commerciaux, conseillers et prestataires de services qu’ils préservent la confidentialité de vos données.

Nos clients nous confient souvent des données à caractère personnel et particulièrement sensibles qui nous sont nécessaires pour leur proposer la police d’assurance dont ils ont spécifiquement besoin – à la fois au moment de la souscription initiale puis au cours de la vie du contrat. Nous nous considérons comme les gardiens de ces données et nous ne les vendons pas à des tiers extérieurs au Groupe. Nous pouvons dans certains cas proposer des produits à nos clients en collaboration avec d’autres entreprises, mais seulement lorsque nous sommes convaincus que ces produits représentent une réelle valeur ajoutée pour nos clients.

Sur demande, nous vous fournirons un résumé de l’ensemble des données à caractère personnel vous concernant dont nous disposons dans nos dossiers. Nous faisons tout notre possible pour tenir ces données à jour. Si vous estimez qu’elles sont erronées ou incomplètes, nous y apporterons rapidement les corrections nécessaires.

Pour plus d’information, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse suivante : privacy@ofac.be

Les données personnelles que vous avez transmises à Ofac+ sont nécessaires pour la souscription et la gestion de votre assurance. Sans ces données, cela ne serait pas possible.

Ofac+ prend toutes les mesures nécessaires afin de traiter vos données personnelles de manière confidentielle et d’empêcher tout accès illégitime à celles-ci, tout mauvais usage, modification ou suppression.

Nous respectons pour cela les normes en matière de sécurité et de continuité du service et évaluons régulièrement la sécurité de nos processus, systèmes et applications, ainsi que celle de nos partenaires.

Vous pouvez déterminer si vous nous autorisez à traiter vos données dans le cadre du marketing direct. Vous déterminez les sujets et les canaux par le biais desquels nous pouvons vous contacter. Vous avez également la possibilité de fixer des restrictions liées au traitement de vos données personnelles. Vous pouvez aussi vous opposer à l’usage de vos données personnelles sauf si des motifs légitimes et impérieux nous contraignent à devoir les traiter.

Vous pouvez également vous opposer à un traitement automatisé, à moins que cela ne soit nécessaire à la souscription ou l’exécution de votre contrat. Dans ce cas, vous avez le droit à une intervention humaine de Ofac+, afin d’exprimer votre point de vue et contester la décision de Ofac+.

VOUS POUVEZ CONSULTER VOS DONNÉES

Si Ofac+ a traité vos données personnelles, vous avez le droit de les consulter.

VOUS POUVEZ DEMANDER QUE VOS DONNÉES SOIENT MODIFIÉES OU SUPPRIMÉES

Vous pouvez demander que vos données personnelles incorrectes ou incomplètes soient rectifiées et complétées. Vous avez également le droit de demander que vos données personnelles soient supprimées si c’est légalement possible.

VOUS POUVEZ DEMANDER QUE VOS DONNÉES SOIENT TRANSFÉRÉES

Concernant les données que vous avez communiquées à Ofac+ dans le cadre d’une assurance, vous pouvez :

• les recevoir dans un format structuré, courant et lisible par une machine
• les transférer à un autre responsable de traitement

Vous pouvez exercer vos droits en complétant le formulaire ou envoyez une lettre datée et signée, accompagnée d’une photocopie recto/verso de votre carte d’identité, à la personne en charge de la protection des données : Ofac+, 486 Chaussée de marche B-5101 Erpent ou privacy@ofac.be.

Ofac+ traitera les demandes dans les délais légalement prescrits. Sauf pour les demandes clairement non fondées ou excessives, aucun paiement ne sera réclamé pour le traitement de ces demandes.

Si vous souhaitez introduire une plainte, veuillez contacter au préalable Ofac+.

Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité pour la protection des données à caractère personnel, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél. + 32 2 274 48 00, fax + 32 2 274 48 35, commission@privacycommission.be. Ou auprès du tribunal de première instance de votre domicile.

Les données à caractère personnel, communiquées par la personne concernée elle-même ou reçues légitimement par Ofac+ de la part des entreprises membres du groupe, des entreprises en relation avec celles-ci, de l’employeur de la personne concernée ou de tiers, peuvent être traitées par Ofac+ pour les finalités suivantes :

Gestion du fichier des personnes

• Il s’agit des traitements effectués pour établir et tenir à jour les bases de données en particulier les données d’identification – relatives à toutes les personnes physiques ou morales qui sont en relation avec Ofac+.
• Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat d’assurance ou au respect d’une obligation légale.

Gestion du contrat d’assurance

• Il s’agit des traitements effectués en vue d’accepter ou refuser – de manière automatisée ou non – les risques préalablement à la conclusion du contrat d’assurance ou lors de remaniements ultérieurs de celui-ci ; de confectionner, mettre à jour et mettre fin au contrat d’assurance ; de recouvrer – de manière automatisée ou non – les primes impayées ; de gérer les sinistres et de régler les prestations d’assurance.
• Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat d’assurance ainsi que d’obligation légale.

Le service à la clientèle

• Il s’agit des traitements effectués dans le cadre des services digitaux fournis aux clients complémentairement au contrat d’assurance (par exemple le développement d’un espace client digital).
• Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat d’assurance et/ou de ces services digitaux complémentaires.

La gestion de la relation entre Ofac+ et l’intermédiaire d’assurances

• Il s’agit des traitements effectués dans le cadre de la collaboration entre Ofac+ et l’intermédiaire d’assurances.
• Ces traitements sont nécessaires aux intérêts légitimes de Ofac+ consistant en l’exécution des conventions entre Ofac+ et l’intermédiaire d’assurances.

La détection, prévention et lutte contre la fraude

• Il s’agit de traitements effectués en vue de détecter, prévenir et lutter de manière automatisée ou non contre la fraude à l’assurance.
• Ces traitements sont nécessaires aux intérêts légitimes de Ofac+ consistant dans la préservation de l’équilibre technique et financier du produit, de la branche ou de l’entreprise d’assurance elle-même.

Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme

• Il s’agit de traitements effectués en vue de prévenir, de détecter et de lutter – de manière automatisée ou non – contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
• Ces traitements sont nécessaires à l’exécution d’une obligation légale à laquelle Ofac+ est soumise.

La surveillance du portefeuille

• Il s’agit de traitements effectués en vue de contrôler et, le cas échéant, de restaurer de manière automatisée ou non l’équilibre technique et financier des portefeuilles d’assurances.
• Ces traitements sont nécessaires aux intérêts légitimes de Ofac+ consistant dans la préservation ou la restauration de l’équilibre technique et financier du produit, de la branche ou de l’entreprise d’assurances elle-même.

Les études statistiques

• Il s’agit de traitements effectués par Ofac+ ou par un tiers en vue d’effectuer des études statistiques à finalités diverses telles que la sécurité routière, la prévention des accidents domestiques, la prévention des incendies, l’amélioration des processus de gestion de Ofac+ l’acceptation des risques et la tarification.
• Ces traitements sont nécessaires aux intérêts légitimes de Ofac+ consistant dans l’engagement sociétal, dans la recherche d’efficiences et dans l’amélioration de la connaissance de ses métiers.

Dans la mesure où la communication des données à caractère personnel est nécessaire pour permettre de réaliser les finalités énumérées ci-dessus, les données à caractère personnel peuvent être communiquées à d’autres entreprises membres du Groupe, à des entreprises et/ou à des personnes en relation avec celles-ci (avocats, experts, médecins conseils, réassureurs, coassureurs, intermédiaires d’assurances, prestataires de services, autres entreprises d’assurances, représentants, bureau de suivi de la tarification, bureaux de règlement de sinistres, Datassur).

Ces données peuvent également être communiquées aux autorités de contrôle, aux services publics compétents ainsi qu’à tout autre organisme public ou privé avec lequel Ofac+ peut être amenée à échanger des données à caractère personnel conformément à la législation applicable.

Lorsque la personne concernée est également cliente de Ofac+, ces données à caractère personnel peuvent être traitées par Ofac+ dans des fichiers communs en vue de la gestion du fichier des personnes, en particulier la gestion et la mise à jour des données d’identification.

Comme toute entreprise, Ofac+ souhaite développer son activité économique. Nous pouvons ainsi traiter vos données aux fins suivantes :

Marketing direct

Nous tenons à vous informer à propos de nos activités, services et offres commerciales. Nous souhaitons également améliorer la connaissance de nos clients et prospects. C’est un domaine du marketing direct (actions commerciales, publicité personnalisée, profilage, association de données, notoriété, …).

Pour vous proposer un service optimal en matière de marketing direct, nous pouvons communiquer vos données personnelles à nos sous-traitants ou prestataires de services, à d’autres entreprises du groupe Ofac+ et/ou au courtier en assurances.

Nous pouvons également communiquer vos données personnelles, que nous traitons à des fins de marketing direct, à d’autres entreprises du groupe Ofac+ et aux entreprises qui sont en relation avec Ofac+ et/ou au courtier en assurances pour leur propre marketing direct. Vous pouvez vous opposer à du marketing direct sur vos données. (voir : « Comment exercer vos droits au respect de la vie privée ? »).

Recherche, prévention et lutte contre la fraude

Ofac+ traite également vos données dans le but de rechercher, éviter et combattre la fraude à l’assurance. Une nécessité pour garantir l’équilibre technique et financier des produits, des branches et de l’entreprise d’assurance elle-même.

Ofac+ peut traiter des données personnelles obtenues légitimement par des entreprises du groupe Ofac+, des entreprises qui sont en relation avec celles-ci, votre employeur ou des tiers. Il peut s’agir des catégories suivantes de données personnelles : données d’identification, données financières spécifiques (telles que salaires, données de pension), caractéristiques personnelles, données physiques, composition de famille, hobbys et intérêts, adhésions, caractéristiques de l’habitation, études et formation, profession et emploi, matériel visuel, données judiciaires, données de santé.

Pour répondre à d’éventuelles obligations légales, Ofac+ peut aussi être contrainte de traiter votre numéro de registre national et votre numéro d’identification de la sécurité sociale.

Ofac+ peut, en vue de l’exécution de ses obligations en matière d’assurance accidents du travail, traiter vos données personnelles aux fins suivantes :

La gestion des sinistres :

• Il s’agit de l’indemnisation du preneur d’assurance, de l’assuré, d’un tiers ou des bénéficiaires sur la base du contrat d’assurance.
• Ce traitement est requis pour l’exécution des obligations de Ofac+ en matière de droit de la sécurité sociale et pour l’exécution du contrat d’assurance.

Pour d’autres contrats d’assurance que les accidents du travail, Ofac+ traitera les données personnelles relatives à la santé aux fins suivantes :

La gestion des sinistres :

• Il s’agit de l’indemnisation du preneur d’assurance, de l’assuré, d’un tiers ou des bénéficiaires sur la base du contrat d’assurance.
• Ce traitement a lieu avec votre autorisation et est nécessaire pour l’exécution de votre contrat d’assurance.

Les données personnelles que vous communiquez ou que Ofac+ ou notre responsable du traitement obtiennent, peuvent être traitées par Ofac+ à des fins de recrutement. Ce traitement est nécessaire pour l’exécution du contrat ou les mesures précontractuelles. Toutes les informations sont traitées avec la plus grande discrétion et demeurent strictement confidentielles. Ofac+ conserve, pendant un délai allant jusqu’à 36 mois, les données personnelles relatives aux candidatures non retenues, refusées ou restées sans suite. La personne concernée peut demander de consulter, rectifier ou supprimer ses données personnelles, elle peut demander que leur utilisation soit limitée ou elle peut s’opposer à leur traitement sur la base d’une demande détaillée accompagnée d’une copie recto-verso de sa carte d’identité, adressée à Ofac+ – Direction RH , Chaussée de marche 486, B-5101 Erpent. Pour tous renseignements complémentaires, veuillez-vous adresser au département Ressources Humaines de Ofac+.

Dans la mesure où la communication de données personnelles est nécessaire aux fins énumérées ci-dessus, nous pouvons communiquer les données personnelles à :

• d’autres entreprises du groupe Ofac+ et à des entreprises et/ou personnes qui sont en relation avec celles-ci (avocats, experts, médecins-conseil, réassureurs, co-assureurs, intermédiaires d’assurances, prestataires de services, autres compagnies d’assurances, représentants, agences de suivi de la tarification, bureaux de règlement des sinistres, Datassur)
• des instances de contrôle, des instances publiques compétentes et tout autre organisme public ou privé avec lequel Ofac+ doit échanger des données personnelles conformément à la législation applicable

En cas de transfert de données personnelles à des tiers qui se trouvent en dehors de l’Union européenne, Ofac+ respecte les dispositions légales et réglementaires en vigueur pour de tels transferts.

Vous pouvez obtenir une copie des mesures prises par Ofac+ pour pouvoir transférer des données personnelles en dehors de l’Union européenne en adressant votre demande à Ofac+ (voir « Comment nous contacter ? »).

Ofac+ conserve vos données personnelles qui sont collectées en rapport avec votre contrat d’assurance pendant toute la durée du contrat ou de la gestion des dossiers de sinistre. Le cas échéant, nous actualisons ces données. Nous tenons compte du délai de conservation légal ou du délai de prescription. Nous pouvons ainsi répondre à une action ou recours éventuel intenté après la fin du contrat ou après la clôture du dossier de sinistre.

Ofac+ conserve les données personnelles relatives à des offres refusées ou des offres auxquelles Ofac+ n’a pas donné suite jusqu’à 5 ans après l’émission de l’offre ou le refus de souscription d’un contrat.

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Il permet entre autres au serveur de reconnaître l’internaute lorsque celui-ci surfe d’une page à une autre. Les cookies facilitent également la navigation sur un site en conservant certaines préférences de l’utilisateur. De cette manière, si vous consultez par exemple un site dans une certaine langue, le cookie enregistre cette préférence. Cela vous permet de consulter le site dans la langue choisie, d’une page à l’autre, sans avoir à repréciser votre choix à chaque fois.

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